Objetivos
Establecer un proceso claro y eficiente para la atención y registro de solicitudes de convalidación de cursos, asegurando que los solicitantes reciban el soporte necesario y que la documentación sea manejada de manera adecuada.
1. Recepción de la Solicitud
- 1.1 Entrega de Documentos:
- El solicitante debe presentar una solicitud formal de convalidación, acompañada de todos los documentos y soportes pertinentes.
- Los documentos deben incluir, pero no limitarse a:
- Certificados de cursos previos.
- Programas de estudios detallados.
- Transcripciones académicas.
- Otros documentos de respaldo solicitados.
- 1.2 Registro Inicial:
- Una vez recibidos los documentos, el personal administrativo debe registrar la solicitud en el sistema de gestión de solicitudes.
- Asignar un número de referencia único a cada solicitud para su seguimiento.
2. Evaluación de Documentación
- 2.1 Revisión de Documentos:
- El equipo de evaluación debe revisar la documentación proporcionada para verificar que esté completa y correcta.
- En caso de que falte algún documento, se debe solicitar al solicitante que proporcione los documentos faltantes.
- 2.2 Estudio del Caso:
- Realizar un análisis detallado de los documentos entregados para verificar la equivalencia del curso en términos de contenido y carga horaria con los cursos ofrecidos.
- Comparar los programas de estudio y requisitos académicos entre la institución que otorgó el curso y la institución que recibe la solicitud.
3. Proceso de Convalidación
- 3.1 El solicitante debe de cancelar el tramite Tipo V Convalidación/Reconocimiento de instrucción
- El tiempo de respuesta sera de 5 a 15 días de su fecha de pago
- El planificador encargado llevara el caso desde su inicio hasta culminar el proceso.
- 3.2 Evaluación y Exámenes:
- Evaluación Adicional:
- Determinación de Necesidad: Si la documentación no es suficiente para tomar una decisión, determinar si se requiere una evaluación adicional, como una prueba o examen.
- Diseño de Evaluación: Diseñar una prueba o examen que evalúe los conocimientos y habilidades del solicitante en relación con el contenido del curso que se desea convalidar.
- Programación del Examen: Coordinar con el solicitante una fecha y hora (o de manera online) para la realización del examen. Asegurar que el examen se administre en un entorno adecuado y con las condiciones necesarias.
- Ejecución del Examen:
- Administración del Examen: Realizar el examen en presencia de un supervisor o a través de una plataforma de evaluación en línea, si aplica.
- Criterios de Evaluación: Utilizar criterios de evaluación predefinidos para medir el desempeño del solicitante en relación con los objetivos del curso a convalidar.
- Análisis de Resultados:
- Calificación del Examen: Evaluar y calificar el examen de acuerdo con los criterios establecidos.
- Informe de Resultados: Preparar un informe con los resultados del examen y cualquier observación relevante.
- Evaluación Adicional:
4. Seguimiento y Archivo
- 5.1 Seguimiento de la Solicitud:
- Realizar un seguimiento continuo para asegurar que el proceso de convalidación se complete de acuerdo a lo planeado.
- Resolver cualquier inconveniente o consulta que pueda surgir durante el proceso.
- 5.2 Archivo de Documentos:
- Archivar todos los documentos relacionados con la solicitud de convalidación en el expediente del solicitante, tanto en formato físico como digital, si aplica.
- Asegurar que toda la información esté organizada y accesible para futuras referencias.
5. Entrega de certificación
Para el retiro de papeles de egreso el solicitante debe de seguir estos pasos:
- El solicitante debe de cancelar el tramite Tipo III Retiro de papeles de egresos
- El tiempo de respuesta sera de 5 a 15 días de su fecha de pago
- Al solicitante se le notificara el día cuando a de retirar los papeles de egresos.
Generalidades
- Una vez consignado los documentos se debe realizar el análisis de mismo asegurando que estén completos para el reconocimientp
- Se debe realizar un tramite Tipo V Convalidación/Reconocimiento de instrucción
- Posterior a eso realizar un examen por cada material del curso a reconocer
- Finalmente para la entrega de reconocimiento debe cancelar Tipo III Retiro de papeles de egresos
- Importante este tipo de procedimiento se realizar con atención de soporte elevado indicando que todo el proceso se lleva en conjunto con el operador.
